- なぜか仕事に集中できない・やる気が出ない…。
- 邪魔ばかりはいってなかなか自分のやりたいことができない…。
- いつも仕事に追われていて残タスクだらけ…。
今回は、そんな時に試してみる価値のあるワークハック9選です。
自分が集中できるゴールデンタイムを見つける
自分のが自然に最も集中する時間がいつなのか考えてみましょう。朝一なのか、はたまた始業後1－2時間後なのか、それぞれ自分のタイミングがあると思います。自分が最も働きやすい時間帯がわかったら、それに合たスケジュールを組んでみましょう。集中するまでに時間がかかるのであれば、ついつい後回しにしてしまいがちな経費精算や、返信期限が設けられているメールへの返信（社内イベントの出欠確認など）を済ませる時間に充てましょう。
マルチタスクをやめる
マルチタスクは、仕事の効率とパフォーマンスを低下させます。一度に1つのタスクに集中するほうがずっと時間のセーブにつながります。「あれもこれもやらなくては！」と、気になってしまうのであれば、まずは優先順位をつけタスクのと現在のステータスの見える化をしましょう。ポストイットに手書きでもエクセルにまとめるでもなんでもOKです。まずは手持ちタスクのアウトプットをし、優先順位と現在の進捗を確認できる状態をつくってみましょう。見える化すると本当に焦らないといけない状況なのか判断できるので精神的にも落ち着きます。本記事最後の＜おまけ＞で視覚的にマルチタスクがどれだけに非効率かわかる海外動画をはってあるのでチェックしてみてください。
音楽（BGM）を聴きながら仕事をする
職場がや職種的にNGでなければBGMを聞きながらの作業もおすすめです。特に歌詞のないBGMは集中力を高め、クリエイティブな思考を高めるのに役立ちます。YouTubeなどで「作業用BGM」等で検索して自分に合うBGMを探してみてください。ヘッドホンやイヤフォンをつけると、“今忙しいです”アピールとしても役に立ち、仕事中にすぐに話かけてくる同僚から身を守るのにも役立つでしょう。
視覚的に邪魔になるものを排除する
人の多い場所での作業を避ける
オフィス以外で作業をする場合、人の多い場所や、多くの人が行き交う場所での作業は、気が散る原因になるので避けましょう。
デバイスの通知をミュートする
スマートフォンやパソコン上の通知は、不注意や多動性を高めることになります。一度気が散ってしまうと、再び集中するまでに平均23分15秒もかかってしまうそうです。※参照元：https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
気が散るウェブサイトをブロックする
気が散りやすいとわかっているサイトはすべてブロックしましょう。そうすることで、広告や気になるニュース記事の件名の誘惑にさらされることがなくなります。気になるポップアップで気が散り、ニュース記事をよんだり、やネットショッピングに走ってしまう……なんていう悪い習慣が続くのを防ぎましょう。
例えばStay Focused-ウェブサイトブロッカ-(無料版あり)などのアプリを使用するのもおすすめです。自分が定義した条件に基づいてアプリ、ウェブサイト、キーワードをブロックすることができるシロモノです。だらだらとネットサーフィンしてしまう悪習慣を防いで時間をセーブできます。
リーディングリストを活用する
仕事中に気になるWebサイトや記事を見つけたら、後で読むために保存しておくと、今目の前にある仕事に集中できます。Google Chromeの拡張機能にあるリーディングリストなどのアプリを利用するとよいでしょう。
仕事を邪魔しているものを洗い出す
ついついやってしまいがちな、「時間無駄遣い習慣」を書き出し、代わりにやるべきことを書き出します。ネットショッピングやニュースの閲覧,などついついおこなってしまうだらだら習慣を見直してみましょう。また、今やっている仕事以外に気になることが次々と頭に浮かぶ場合も、リストアップし、今とりかかっている仕事が終わってから時間を割くようにしてみましょう。
ミーティングをしない時間を確保する
ミーティングに追われてアウトプットができていない、または残業続きの日々になってしまっているのなら、仕事に集中できる一定の時間を確保しましょう。会議招集されないようにカレンダーを一定時間ブロックしておくのも一つです。（私が以前所属していた、ある世界的なテック企業ではサイレントモードといわれる仕事に集中するための時間を確保することを推奨していました。）Google Workspaceを導入している企業も増えてきているようですが、会社または個人でGoogle Workspaceを利用している場合、カレンダー仕事中に邪魔が入らないようにする為にGoogle カレンダーでサイレント モードの予定を作成することをおすすめします。
メールを読む時間を決めておく
メールが来るたびに内容確認、場合によっては調べてから返信という作業を繰り返していると、本来やりたかった仕事がついつい後回しになって気が付いたらほぼ一日メール対応に追われてしまっていたという経験はないでしょうか。
例えば始業後にメールを確認・処理した後は、ランチ後まではメールボックスを開かないなど、一日に数回特定の時間を設定することで、残りの時間をメールチェックと返信追われることなく集中力を高めることができます。
外部からの連絡を遮断する
携帯電話の電源を切る、オフィスならを留守電にするなどして、気が散らないようにしましょう。ミスできない大事な仕事やどうしても集中したいときは留守設定をするのも一つです。ただし、電話を取り次いでくれる担当者がいる場合やチームや部署内で他のメンバーが影響を受ける場合は事前に協力をお願いしましょう。ちなみにこの手法は前職で、リクルート会社の営業電話に追われ業務に支障がでていた人事部の同僚がかなり業務改善に役立ったといっていました。
まとめ
いかがでしたか。仕事がはかどらない・集中できないときに試すべき９選でした。まずは、日常の業務を振り返り、何が邪魔になっているのか原因を突き止めてから対策をとってみましょう。
＜おまけ＞視覚で実感できる「マルチタスクの落とし穴」
最後にマルチタスクをやめることがいかに効率的かわかる動画をシェアします。
※以下動画の内容の和訳です
上司これは何？
部下アーモンドです。
上司これは何？
部下ピーナッツです。
上司15秒あげるから２つにわけてごらん
―15秒経過―
上司はいここまで！2つに分けれた？
部下いいえ、時間が足りなくて…。
上司じゃあ今度は15秒でアーモンドだけをここから分けてごらん。
部下できました！
―アーモンドだけ分けた後でピーナツをお皿に入れるー
上司ひとつのことを集中して行うことが、物事を一番早く終わらせる秘訣だよ。